Výskumný ústav potravinársky

DOPLNKY PROCEDURÁLNYCH PRAVIDIEL KOMISIE CODEX ALIMENTARIUS V ZMYSLE AKTUALIZOVANÉHO PROCEDURÁLNEHO MANUÁLU (17. VYDANIE, 2007)

Smernica pre elektronické pracovné skupiny (EPS)

Úvod 

Hľadanie celosvetového konsenzu a potreba lepšej prijateľnosti kódexových noriem si vyžadujú zapojenie všetkých členov Kódexu a aktívnu účasť rozvojových štátov.

Na podporu účasti rozvojových štátov na práci kódexových výborov je potrebné v období medzi jednotlivými zasadnutiami výborov vyvinúť mimoriadne úsilie formou intenzívnejšieho písomného styku, najmä však formou e-mailov, internetu a inými modernými technikami.

Kódexové výbory pri rozhodovaní o práci v medziobdobí musia v prvom rade zohľadňovať možnosť vytvorenia elektronických pracovných skupín (EPS).

Procedurálne pravidlá a smernica na činnosť práce výboru sa vzťahujú bez podstatných zmien aj na EPS daného výboru.

Zloženie EPS

Členovia

Členstvo v EPS treba notifikovať predsedovi príslušného kódexového výboru a jeho sekretariátu v hostiteľskom štáte.

Pri zriadení EPS musí kódexový výbor zabezpečiť, aby členstvo v EPS reprezentovalo členstvo v Komisii.

Pozorovatelia

Pozorovatelia EPS musia notifikovať predsedovi príslušného kódexového výboru a jeho sekretariátu v hostiteľskom štáte svoje želanie, že chcú pôsobiť v EPS. Môžu sa zúčastňovať na všetkých zasadnutiach a aktivitách EPS, ak to členovia príslušného výboru neustanovia inak.

Organizácia a povinnosti

Kódexový výbor môže rozhodnúť, či bude EPS riadená sekretariátom výboru v hostiteľskom štáte, alebo iným členom Komisie, ktorá sa podujme prevziať na seba túto zodpovednosť.

Rozsah povinností EPS stanoví výbor na svojom plenárnom zasadnutí, pričom musí ísť o súrnu úlohu, čo sa nedá neskôr modifikovať.

V rozsahu povinností musí byť jasne stanovený cieľ (ciele), ktoré má EPS splniť, ako aj jazyk (-y), ktoré bude EPS používať. Musí byť zreteľne uvedený časový rámec splnenia danej úlohy. Návrhy/odporúčania EPS je potrebné predložiť na posúdenie danému výboru.

Po splnení úlohy musí byť EPS rozpustená.

Organizácia práce

Oznámenie o začatí aktivít EPS a jej programe distribuuje hostiteľský štát všetkým členským štátom a pozorovateľom, ktorí prejavili vôľu zúčastňovať sa na práci.

Rozosielané návrhy a výzvy na pripomienkovanie obsahujú požiadavku na nahlásenie mien, pracovných funkcií a e-mailových adries všetkých osôb, ktoré chcú pracovať v EPS.

Pripomienky účastníkov sa následne rozosielajú výlučne elektronickým spôsobom.

Každý účastník musí zohľadňovať materiály všetkých účastníkov.

Pokrok v danej činnosti prezentuje hostiteľ na zasadnutí kódexového výboru, ktorý EPS ustanovil, pričom uvedie počet štátov, ktoré dodali stanoviská e-mailom. Môže byť pripravený prehľad stanovísk.

Pri distribúcii dokumentov treba venovať pozornosť obmedzeniam technického rázu (napr. veľkosť súboru a formát).

Závery

Čo najskôr po ukončení práce EPS distribuuje sekretariát hostiteľa Spoločnému sekretariátu FAO/WHO a sekretariátu kódexového výboru kópiu záverov buď vo forme diskusnej správy alebo pracovného dokumentu, ako aj zoznam všetkých účastníkov EPS

Závery EPS distribuuje Spoločný sekretariát FAO/WHO všetkým kódexovým kontaktným miestam a pozorovateľom v takom časovom predstihu, aby bolo možné plné zohľadnenie odporúčaní EPS.

Spoločný sekretariát FAO/WHO zabezpečuje, aby sa závery EPS zahrnuli do dokumentov distribuovaných pred nasledujúcim zasadaním kódexového výboru, ktorý EPS ustanovil.

Skrátený preklad: T. Šinková