Príprava rokovania kódexových výborov
Príprava rokovania kódexových výborov
Prípravy na rokovania sú prevažne v rukách sekretariátu hostiteľského štátu, ktorý úzko spolupracuje s kódexovým sekretariátom.
Sekretariát / hostiteľská vláda.
Členský štát, ktorému bol pririeknutý kódexový výbor, zodpovedá za poskytovanie všetkých konferenčných služieb vrátane sekretariátu. Hostiteľský štát musí zabezpečiť:
- Administratívny personál schopný bez problémov pracovať v jazykoch rokovania,
- Adekvátne zariadenie na spracovanie textov a reprodukciu dokumentov,
- Silmultánne tlmočenie z a do všetkých jazykov používaných na rokovaní,
- Prekladateľské služby pri príprave správy z rokovania, ak túto treba schváliť vo viacerých rokovacích jazykoch.
Členovia sekretariátu hostiteľského štátu podporujú činnosť kódexového sekretariátu a nie sú členmi oficiálnej delegácie hostiteľského štátu. Ich prvoradou funkciou je uľahčovať fungovania zasadnutia a dôležité je, aby boli neutrálni a neovplyvňovali výsledky diskusií.
Pozvánky.
Každé rokovanie kódexového výboru FAO/WHO je časovo naplánované kódexovým sekretariátom v Ríme v súčinnosti s kódexovým kontaktným miestom štátu, ktorý je hostiteľom výboru.
Pozvánku a predbežný program kódexového rokovania pripravuje sekretairát Komisie CAC po konzultácii so sekretariátom výboru v hostiteľskom štáte. Pozvánku a predbežný program adresuje generálny riaditeľ všetkým členom a pridruženým členom FAO a WHO, prípadne (ak ide o koordinačné výbory( štátom alebo skupine štátov v regióne, kódexovým kontaktným bodom a medzinárodným organizáciám podľa oficiálneho zoznamu FAO a WHO. V súlade s procedurálnymi pravidlami sa pozvánka a perdbežný program prekladajú a dsitribuujú z FAO/WHO v pracovných jazykoch CAC najmenej 4 mesiace pred zasadnutím. V niektorých prípadoch, vzhľadom na množstvo práce, sa tento termín nedodržiava.
Odpovede na pozvánky treba zvyčajne zasielať tak, aby boli na sekretariáte hostiteľského štátu čo najskôr, v každom prípade však aspoň 30 dní pred rokovaním. Kópiu odpovede treba zaslať sekretariátu CAC. Včasné zaslanie odpovede na pozvánku je veľmi dôležité z hľadiska bezproblémového zabezpečenia konferenčnej miestnosti, správneho sledu štátov, dostatku miest na sedenie, mikrofónov atď. Akceptáciu pozvánky členského štátu na rokovanie treba zasielať oficiálne prostredníctvom kontaktného kódexového bodu.
Predbežný program.
Predbežný program pripravuje kódexový sekretariát v spolupráci so sekretariátom hostiteľského štátu. Časovo musí byť program taký, aby bol dostatok priestoru na diskusie k návrhu správy, na jej schválenie a preklad.
Príprava a distribúcia pracovných dokumentov.
Pracovné dokumenty (návrhy noriem, komentáre štátov, diskusné správy) k zasadnutiu výboru sa bežne distribuujú najmenej 2 mesiace pred rokovaním. V dôsledku množstva práce sa to niekedy nedodržiava. Tieto dokumenty pripravuje sekretariát v Ríme, v prípade potreby aj s pomocou sekretariátu členského štátu. Tieto dokumenty tvoria základ diskusií na rokovaní výboru. Dokumenty sa rozosielajú:
- Všetkým kódxovým kontaktným bodom,
- Medzinárodným vládnym a mimovládnym organizáciám s pozorvateľským štatútom,
- Iným účastníkom na základe vyžiadania.
Kódexové kontaktné body sú zodpovedné za distribúciu dokumentov v príslušnom štáte a za to, že sa v určenom termíne podniknú všetky aktivity potrebné na prípravu stanovísk.
Stanoviská štátov k jednotlivým bodom rokovania a k problematikám definovaným v cirkulačných listov sa rozosielajú všetkým členom a pozorovateľom ešte pred rokovaním. Dokumenty, ktoré boli dodané neskoro, sa rozdávajú priamo na rokovaní ako konferenčné dokumenty (CRDs). Nevýhodou je, že ich dostanú len tí, ktorí sú prítomní na rokovaní. Ďalšia nevýhoda je v tom, že nie je dosť času na ich premyslenie a oficiálne prerokovanie.
Skrátený preklad: T. Šinková