Informácia pre delegátov na zasadnutí komisie Codex Alimentarius
Všetci členovia a pozorovatelia Kódexu sú nabádaní, aby sa zúčastňovali procesu tvorby kódexových textov formou posielania písomných pripomienok a účasti na zasadnutiach. Kódexové zasadnutia sú však komplexné udalosti a vyžadujú si dobrú prípravu, ktorá zabezpečí hladký priebeh a včasné prijímanie rozhodnutí. Tento dokument má pomôcť tým, ktorí prichádzajú na rokovania Komisie Codex Alimentarius prvýkrát.
Delegáti musia byť oboznámení
- s kódexovými procedurálnymi pravidlami, najmä s 8-stupňovým postupom (pozri Kódexový procedurálny manuál na webovej stránke: http://www.codexalimentarius.net/web/procedural_manual.jsp
- s tým, ako sa dostanú ku kódexovej dokumentácii, ktoré dokumenty si majú priniesť (súvisiace s rokovaním, na ktorom sa zúčastňujú, ako aj s predošlými a inými súvisiacimi rokovaniami),
- s formou rokovaní,
- s tým, ako majú počas rokovania intervenovať,
- s postupom preverovania a schvaľovania správy.
DOKUMENTÁCIA
Delegácia by mala ešte pred zasadaním získať všetku dokumentáciu od svojho kontaktného miesta alebo z kódexovej webovej stránky, aby sa oboznámila s témami, o ktorých sa bude diskutovať. Dokumenty je potrebné priniesť si so sebou na zasadanie, pretože priamo na mieste je k dispozícii iba obmedzený počet kópií.
Dokumenty sa distribuujú prostredníctvom kódexového elektronického zoznamu a dajú sa získať aj z kódexovej webovej stránky (http://www.codexalimentarius.net).
V papierovej forme sa dokumenty distribuujú na Kódexové kontaktné miesta iba výnimočne.
Dokumenty zahrnujú cirkulačné listy, pozvánky a predbežný program, pracovné správy a informačné dokumenty. Po zasadaní sa elektronicky distribuuje správa a dokumenty, ktoré neboli k dispozícii pred rokovaním (conference room documents). Správy, konečné texty a publikácie sú k dispozícii na kódexovej webovej stránke.
Pozvánka
Pozvánka obsahuje také informácie, ako dátum, čas a miesto zasadnutia. Pozvánky na meno sa nevydávajú. Prostredníctvom kódexového kontaktného miesta je potrebné oznámiť mená zástupcov štátu a iných členov delegácie čo najskôr, najneskôr však 30 dní pred začatím rokovania.
Víza
Za zabezpečenie správnych cestovných dokladov vrátane víz sú zodpovední účastníci.
Príspevok zo Zverenského fondu (Trust fund)
V prípade, že cestovné náklady majú byť hradené zo Zverenského fondu, všetko treba začať v dostatočnom predstihu vybavovať na sekretariáte WHO, ktorý tento fond spravuje.
Kontakt a ďalšie informácie:
codextrustfund@who.int; http://www.who.int/foodsafety/codex/trustfund/en/index.html
V tomto ohľade nemožno očakávať pomoc od kódexového sekretariátu ani od sekretariátu hostiteľského štátu.
Predbežný program
Predbežný program pripravuje kódexový sekretariát v zastúpení generálneho riaditeľa FAO a generálneho riaditeľa WHO po diskusii s príslušným predsedom. Predbežný program uvádza aj časový harmonogram zasadnutia vrátane volieb.
Pracovné správy
Kódexový sekretariát zodpovedá za prípravu a distribúciu pracovných správ. Pracovné správy sú východiskom pre diskusiu počas rokovania a bežne sa distribuujú podľa možnosti najmenej dva mesiace pred rokovaním.
Všetky pracovné správy majú rovnaké označenie: ALINORM, potom nasledujú čísla, ktoré znamenajú rok, poradové číslo zasadnutia a napokon poradové číslo dokumentu zaradeného na diskusiu v rámci programu. Pracovnými správami sú aj správy z rokovaní pomocných orgánov, ktoré zasadali v období od posledného zasadnutia Komisie.
Informačné dokumenty
Dokumenty, ktoré slúžia najmä na informačné účely, majú označenie INF.
Interné konferenčné dokumenty
Dokumenty, ktoré boli získané po určenom termíne, alebo nevyžiadané dokumenty sa distribuujú počas samotného rokovania a označujú sa ako CDR s poradovým číslom LIM. Ich nevýhodou je skutočnosť, že sú k dispozícii iba členom a pozorovateľom prítomným na rokovaní a iba v pôvodnom jazyku. Ďalšou nevýhodou je, že nemôžu byť na rokovaní dôsledne zvážené pre nedostatok času alebo odbornosti na preskúmanie obsahu a formulovanie stanoviska.
Členovia a pozorovatelia sú preto nabádaní, aby posielali písomné pripomienky do termínu uvedeného na CL.
Dôležité dokumenty, ktoré si treba vziať na rokovanie Komisie Codex Alimentarius
- Pozvánka, predbežný program a iné pracovné dokumenty
- Správy kódexových výborov a pracovných skupín
- Správu zo služobnej cesty vedúceho delegácie na poslednom rokovaní
- Kódexový procedurálny manuál
- Smernicu pre vedúceho delegácie obsahujúcu relevantné stanoviská a pripomienky k prerokúvaným dokumentom
- všetky ostatné relevantné dokumenty, napríklad správu z posledného zasadnutia Komisie a zasadnutí Výkonného výboru.
FORMA ZASADNUTÍ
Otvorenie rokovania
Zasadnutia bežne otvára hodnostár FAO alebo WHO. Potom pokračuje predseda schválení programu. Po zvážení pripomienok k programu predseda požiada Komisiu, aby program schválila bez pripomienok alebo s pripomienkami.
Úloha predsedu
Predseda zabezpečuje dôkladné prerokovanie všetkých otázok vrátane písomných pripomienok členov a pozorovateľov, ktorí nie sú na rokovaní prítomní.
Počas diskusie ku každému konkrétnemu bodu predseda sumarizuje diskusiu a povie, čo z toho je všeobecne prijateľné. Predseda zabezpečí, aby závery diskusie boli zreteľné pre všetkých účastníkov.
Ako sa prijímajú rozhodnutia?
Komisia sa všemožne snaží dosiahnuť dohodu pri prijímaní alebo pripomienkovaní noriem. Hlasovaním možno rozhodnúť, že sa normy prijmú alebo doplnia a pozmenia, len ak sa nepodarilo dosiahnuť konsenzus. K hlasovaniu môže dôjsť aj pri schvaľovaní zmien a doplnkov Procedurálnych pravidiel.
INTERVENCIE
Kto smie prehovoriť?
Členovia a pozorovatelia majú dovolené intervenovať v prerokúvaných záležitostiach. Právo rozprávať má bežne vedúci delegácie, ale s dovolením predsedu môže hovoriť aj iný člen delegácie (napr. o technických otázkach). Pripomienky sú vždy adresované predsedovi. Protokol hovorí, že členovia hovoria najprv, až po nich pozorovatelia, a delegácie hovoria až vtedy, keď im to predseda umožní.
Ako naznačím, že moja delegácia si želá prehovoriť?
Delegácie sa hlásia o slovo tým, že zodvihnú hore dosku s názvom krajiny/organizácie a držia ju dovtedy, kým predseda neoznámi, že ich vidí.
Koľkokrát môže člen intervenovať?
Čo sa týka počtu a trvania intervencií nejestvujú jednotné pravidlá. Všeobecne sa intervenuje ku konkrétnej otázke len raz, no s dovolením predsedu to je možné aj druhý raz, zvyčajne na objasnenie alebo odpoveď na otázku inej delegácie. Intervencie musia byť krátke a stručné (nie viac ako 1 – 2 minúty) a rozprávať treba pomaly, aby sa umožnilo účinné a presné tlmočenie. Ak delegácia číta z písomných pripomienok v niektorej pracovnej správe, na začiatku intervencie musí uviesť odkaz.
SPRÁVA Z ROKOVANIA
Kódexový sekretariát pripraví návrh správy z rokovania, ktorý sa prerokuje na poslednom dni zasadnutia. Je zaužívané, že v závislosti na množstve práce, predposledný deň je určený na prípravu správy (t. j. plenárne zasadnutie nie je). Návrh správy je zvyčajne k dispozícii hodinu pred začiatkom schvaľovania, aby sa delegáti mohli oboznámiť s obsahom.
Správa je oficiálnym záznamom z kódexového zasadnutia, preto je dôležité, aby si ju delegácie starostlivo prečítali, pretože musí presne odrážať názory, odporúčania a závery. V záujme stručnosti záverečnej správy nemožno názory spájať s menami konkrétnych delegácií a pozorovateľov.
Počas kontroly návrhu správy predseda preberá každý paragraf alebo odsek. Delegácie tak môžu text pripomienkovať a vo vhodnom momente intervenovať. Pritom je dôležité, aby boli návrhy na zmeny konkrétne (napr. niečo doplniť alebo vypustiť). V tomto štádiu nie je možné opätovne sa vracať k diskusii; nie je tiež možné doplniť do správny niečo, čo počas rokovania neodznelo.
Schválenie správy je integrálnou súčasťou oficiálneho programu rokovania a mali by sa na ňom zúčastniť všetky delegácie.
Schválená správa sa stáva oficiálnym záznamom z rokovania Komisie. Správa sa neskôr publikuje vo všetkých rokovacích jazykoch a distribuuje na všetky kódexové kontaktné miesta. Vystaví sa aj na kódexovej webovej stránke:
Leták FAO/WHO: Information Guide for First-Time Delegates to a Codex Alimentarius Commission Session, 2008
Preklad: T. Šinková