English

Smernica pre kódexové výbory a medzivládne pracovné skupiny ad hoc

Zloženie kódexových výborov

Členovia

Členstvo v kódexových výboroch je otvorené všetkým členom Komisie, ktorí toto svoje želanie oznámili generálnemu riaditeľovi FAO alebo WHO. Členstvo v koordinačných výboroch je otvorené len tým členom Komisie, ktorí patria do príslušného regiónu alebo skupiny štátov.

Pozorovatelia

Členovia Komisie ako aj členovia alebo pridružení členovia FAO alebo WHO, ktorí nie sú členmi Komisie sa môžu zúčastňovať na práci kódexových výborov, keď  toto svoje želanie oznámili generálnemu riaditeľovi FAO alebo WHO. Čo sa týka vyjadrovania názorov a dodávania stanovísk, majú rovnaké práva ako členovia, nemajú však rozhodovacie a hlasovacie právo. Medzinárodné organizácie, ktoré majú oficiálne styky s FAO alebo WHO, sú prizývané na zasadania tých kódexových výborov, ktoré sú predmetom ich záujmu.

Organizácia a povinnosti

Predseda

Komisia CAC poveruje členský štát Komisie, ktorý vyjadril želanie prijať finančnú zodpovednosť a všetky ostatné zodpovednosti, aby určil predsedu výboru. Príslušný členský štát vyberie predsedu výboru zo svojich obyvateľov. Ak táto osoba nie je z akýchkoľvek príčin schopná prevziať funkciu predsedu, musí tento členský štát určiť inú osobu. Výbor môže spomedzi prítomných delegátov na každom zasadnutí určiť jedného alebo viacerých hovorcov.

Sekretariát

Poverený členský štát zodpovedá za všetky konferenčné služby vrátane sekretariátu. Sekretariát musí mať dostatok personálu schopného pracovať v jazykoch, ktoré sa používajú pri rokovaniach. Musí mať aj adekvátne počítačové a reprodukčné vybavenie. Musí zabezpečiť tlmočenie (najlepšie simultánne) z a do všetkých jazykov používaných pri rokovaní. V prípade, že sa správa zo zasadnutia schvaľuje vo viacerých pracovných jazykoch výboru,  musia byť poruke prekladateľské služby. Za prípravu návrhu správy zodpovedá sekretariát výboru a spoločný kódexový sekretariát FAO/WHO v súčinnosti s hovorcami.

Povinnosti a súpis podkladov

K povinnostiam kódexového výboru patrí:

  1. príprava zoznamu priorít v rámci svojho súpisu podkladov,
  2. zohľadnenie typov bezpečnostných a kvalitatívnych prvkov (alebo odporúčaní), ktoré sa majú pokryť vzhľadom na všeobecné normy  a na konkrétne potravinárske produkty,
  3. zohľadnenie typov produktov, ktoré majú byť pokryté normami, napr. či majú byť zahrnuté aj materiály určené na ďalšie spracovanie do potravín,
  4. príprava návrhov kódexových noriem v rámci daného plánu,
  5. referovanie o postupe prác na každom zasadaní Komisie a v prípade potreby aj o problémoch s plánom a návrhmi na jeho zmenu,
  6. pravidelné plánované sprehľadňovanie a v prípade potreby revidovanie existujúcich noriem a súvisiacich textov, aby tieto boli v súlade s aktuálnym stavom vedeckých poznatkov a inými relevantnými informáciami. 

Zasadnutia 

Dátum a miesto

Členský štát, ktorý má na starosti kódexový výbor, rokuje s generálnym riaditeľom FAO a WHO, kým sa stanoví, kde a kedy sa bude konať rokovanie daného výboru.

Členský štát by mal uvážiť, či nie je možné zorganizovať kódexové zasadnutie v niektorej rozvojovej krajine.

Pozvánky a predbežný program

Zasadnutia kódexových výborov a koordinačných výborov zvolávajú generálni riaditelia FAO a WHO po konzultácii s predsedom príslušného výboru.

Pozvánka obsahuje:

  1. názov kódexového výboru,
  2. dátum a čas otvorenia a dátum ukončenia zasadnutia,
  3. miesto zasadnutia,
  4. rokovacie jazyky a tlmočenie,
  5. prípadná informácia o hoteloch,
  6. požiadavka na poskytnutie mena vedúceho a ostatných členov delegácie a informácie, či sa vedúci delegácie zúčastní ako zástupca štátu alebo ako pozorovateľ.

Žiada sa, aby boli odpovede zaslané predsedovi čo najskôr, najneskôr však 30 dní pred zasadnutím. Kópiu treba zaslať aj vedúcemu Spoločného programu pre potravinové normy FAO/WHO na FAO do Ríma.  Je veľmi dôležité, aby do stanoveného termínu odpovedali všetky štáty a medzinárodné organizácie, ktoré sa chcú na rokovaní zúčastniť.

Predbežný program uvádza okrem času, dátumu a miesta zasadnutia aj:

  1. schválenie programu,
  2. v prípade potreby voľbu hovorcu,
  3. jednotlivé body týkajúce sa prípravy noriem a pod.,
  4. iné záležitosti,
  5. návrh dátumu a miesta nasledujúceho zasadnutia,
  6. schválenie návrhu správy.

Organizácia práce

Kódexový alebo koordinačný výbor môže konkrétne úlohy zveriť štátom, skupinám štátov alebo medzinárodným organizáciám zúčastňujúcim sa na zasadnutiach výboru. Môže tiež požiadať členské štáty a medzinárodné organizácie o stanoviská ku konkrétnym bodom. Pracovné skupiny ad hoc, ktoré sa vytvorili na vyriešenie určitej úlohy, sa po splnení úlohy rozpustia. Správy pracovných skupín ad hoc sa včas distribuujú všetkým členom Komisie a pozorovateľom, aby bolo možné zvážiť odporúčania príslušnej pracovnej skupiny. Kódexový ani koordinačný výbor nemôže zriaďovať podvýbory bez osobitného schválenia Komisiou.

Príprava a distribúcia dokumentov

Dokumenty k zasadnutiu zasiela predseda príslušného kódexového výboru najmenej dva mesiace pred začiatkom rokovania:

  1. všetkým kontaktným kódexovým miestam,
  2. vedúcim delegátom členských štátov alebo pozorovateľských organizácií a medzinárodných organizácií,
  3. iným účastníkom na báze odpovedí. Dvadsať exemplárov vo všetkých rokovacích jazykoch sa zasiela sekretariátu Komisie Codex Alimentarius v Ríme.

Dokumenty k zasadnutiu pripravené účastníkmi treba dodať v niektorom z pracovných jazykov Komisie, čo by podľa možnosti mal byť jeden z jazykov príslušného kódexového výboru.

Dokumenty rozdávané na zasadnutí kódexového výboru, okrem tých, ktoré sa pripravili v rámci rokovania a vydali v konečnej podobe, podliehajú rovnakej distribúcii ako ostatné dokumenty výboru.

V rámci štátu zodpovedá za rozosielanie dokumentov záujemcom a zabezpečovanie potrebných odpovedí v určených termínoch kontaktné kódexové miesto.

Všetky dokumenty kódexových výborov sú číslované v hornom pravom rohu. Uvedené je, v akom jazyku je dokument pripravený a dátum, kedy bol pripravený. Hneď za názvom musí byť uvedený zreteľný výrok o proveniencii (pôvode alebo štáte autora). Text musí byť rozčlenený do číslovaných odstavcov.

Dokumenty kódexových výborov sa expedujú zdarma všetkým, ktorí pomáhajú delegácii pri príprave stanovísk; nesmú však byť publikované. Nie sú však námietky proti publikovaniu správ z rokovaní výborov alebo kompletných návrhov noriem.